CERN Phonebook evolution
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Description
Consolidating phonebooks at CERN
We have had many phonebooks in the past, Xwho (now decommissioned), the NICE phonebook on Windows PCs, and more recently the web site people.cern.ch. However, diversity doesn’t always equate to improved efficiency or quality. So in order to reduce the maintenance effort and to improve the user experience, we have consolidated these various phonebooks into a single web application: phonebook.cern.ch
Motivations for change
The NICE Phonebook was introduced in the year 2000 when Windows 95 was the major desktop platform. Since then, a lot has changed not only in technology and the desktop landscape but also in the variety of devices used to access the data (notably smartphones and tablets). Updating the NICE phonebook is slow. Once the master database is modified it can take up to two days for the data to propagate to the application. Thus, we are now planning the retirement of the NICE phonebook application.
The new Phonebook.cern.ch
The new phonebook.cern.ch has been developed by GS/AIS and has been made available for users at: https://phonebook.cern.ch. It provides access to contact information of people and services at CERN along with a user-friendly interface that allows searching by criteria, such as first or last name, organizational unit and phone number.
Pressing the + button will display the advanced interface (shown below) where you can enter specific search criteria.
Addressing the gap
As the new CERN Phonebook is web based, some functions are not available directly in the application. The following lists some of the ways that these functions can be performed when the NICE phonebook is retired.
Offline Address book
- For Windows or Mac Users, Outlook provides an offline address book directly in the application.
- For Smartphone users (iOS, Android, Symbian), you can synchronize your device with Outlook or the LDAP address book.
- Finally, a PDF copy of the phonebook is available for download from the CERN Phonebook page for authenticated users.
Browse/map a home directory from a Windows pc
- Authenticated users can access public home directory files through the account portal from any client via the web browser (From the web phonebook->Accounts->DFS)
Plan
The new phonebook has been available since May 2011 at: https://phonebook.cern.ch. The migration from the NICE phonebook is intended to be completed by the end of May 2012, at which point it will be removed from all PCs. As many people have the habit of selecting the phonebook icon on the Windows desktop, this icon will remain but will start up the web browser directly at the phonebook application.
For any questions and feedback, please send a mail to nicephonebook-feedback@cern.ch.
Other (French)
Vers une consolidation des annuaires du CERN
Au fil des années, le CERN a connu plusieurs annuaires électroniques, « Xwho » (qui a maintenant disparu), le « NICE Phonebook » sur les machines Windows et, plus récemment, le site web people.cern.ch. Cependant, la diversité n’est pas forcément un gage de qualité, ni un gage d’efficacité. Aussi, afin de réduire l’effort de maintenance ainsi que pour améliorer l’expérience des utilisateurs, nous avons regroupé tous ces annuaires en une seule et unique application web : phonebook.cern.ch
Les motivations de cette évolution
Le « NICE Phonebook » a été introduit au CERN en l’an 2000 lorsque Windows 95 était le système d’exploitation principal pour les machines de bureau. Depuis lors, énormément de choses ont changé, que ce soit au niveau du nombre de plateformes systèmes, ou bien au niveau des types de matériels susceptibles d’accéder aux données (notamment les smartphones et tablettes). Mettre à jour le « NICE Phonebook » est un processus lent ; une fois la base principale actualisée, il peut se passer jusqu'à deux jours avant que ces changements ne se reflètent dans l’application. En conséquence, nous sommes maintenant en train de planifier le retrait de ce logiciel devenu obsolète.
Le nouveau phonebook.cern.ch
La nouvelle application web phonebook.cern.ch a été développée par GS/AIS et est mise à disposition des utilisateurs à l’adresse suivante : https://phonebook.cern.ch. Elle fournit l’accès aux informations de contact aussi bien des utilisateurs que des services du CERN par le biais d’une interface intuitive. Cette dernière permet d’effectuer des recherches par critères comme les noms, prénoms, unités organisationnelles ou encore numéros de téléphone.
Si vous appuyez sur le bouton +, l’interface avancée apparaîtra. Vous pourrez alors effectuer une recherche en saisissant des critères spécifiques.
Solutionner les manques
Le nouveau « CERN Phonebook » étant une application web, quelques fonctions ne sont pas disponibles directement depuis cette dernière. La liste suivante explique quelles sont les solutions alternatives qui pourront être utilisées lorsque l’ancien « NICE Phonebook » sera supprimé.
Carnet d’adresses hors-ligne
- Sur Mac OS et Windows, Outlook fournit un carnet d’adresses hors-ligne ;
- Pour les utilisateurs de smartphones (iOS, Android, Symbian), vous pouvez synchroniser votre appareil avec Outlook ou encore l’annuaire LDAP ;
- Enfin, une copie au format PDF de l’annuaire du CERN est disponible en téléchargement depuis la page du « CERN Phonebook » pour tous les utilisateurs authentifiés.
Explorer/connecter un « home directory » depuis une machine Windows
Les utilisateurs authentifiés peuvent accéder au répertoire public des « home directory » depuis le portail « account.cern.ch » via n’importe quel navigateur web (depuis phonebook.cern.ch -> Accounts -> DFS).
Plan
Le nouvel annuaire « phonebook.cern.ch » est disponible depuis mai 2011 à l’adresse suivante : https://phonebook.cern.ch. La migration depuis l’ancien « NICE Phonebook » devrait être terminée à la fin du mois de mai 2012, date à laquelle il sera supprimé de toutes les machines CERN. Étant donné que beaucoup de gens sont habitués à utiliser l’icône du « NICE Phonebook » située sur le bureau, cette dernière restera en place mais ouvrira le navigateur web sur la page du nouveau phonebook.cern.ch.
Pour toute question ou remarque, merci d’adresser vos commentaires par e-mail à nicephonebook-feedback@cern.ch.
Files
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Additional details
Identifiers
- CDS
- 1427735
- CDS Report Number
- BUL-AN-2012-022
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