Saved Leave Scheme (SLS) : Simplified procedure for the transfer of leave to saved leave accounts
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Description
As part of the process of streamlining procedures, the HR and AS Divisions have jointly developed a system whereby annual and compensatory leave will henceforth be automatically transferred1) to saved leave accounts.
Under the provisions of the voluntary saved leave scheme (SLS), a maximum total of 10 days'2) annual and compensatory leave (excluding saved leave accumulated in accordance with the provisions of Administrative Circular No. 22 B) can be transferred to the saved leave account at the end of the leave year (30 September).
Previously, every person taking part in the scheme has been individually issued with a form for the purposes of requesting the transfer of leave to the leave account and the transfer has then had to be done manually by HR Division. To streamline the procedure, unused leave of all those taking part in the saved leave scheme at the closure of of the leave-year accounts will henceforth be transferred automatically to the saved leave account on that date. This simplification is in the interest of all parties concerned.
This automatic transfer procedure has a number of advantages for participants in the SLS scheme. First, staff members will no longer have to take any administrative steps. Secondly, the new procedure eliminates the risk of omitting to request leave transfers and rules out calculation errors in transfer requests. Moreover, from October 2001 onwards, transfers will be clearly shown in the list of leave transactions that can be consulted in EDH. Furthermore, automatic leave transfer optimizes staff members' chances of benefiting from a saved leave bonus provided that they are still participants in the scheme on 31 December of the current year.
Naturally, members of the personnel will retain the right to select the type of leave they wish to use for periods of absence.
To avoid any error relating to leave balances and to comply with the requirements of Article R II 4.02 of the Staff Regulations which stipulates that annual leave cannot be taken without prior written authorization, members of the personnel and supervisors must ensure that all absences for the 2000-2001 leave year are recorded and authorised by 5.30 p.m. on Friday, 28 September 2001 at the latest.
1) The following transfer formula is used: annual leave and compensatory leave (apart from leave obtained under Administrative Circular No. 22 B, 'Duration of and special compensation for shift work') credited but not taken by 30 September, up to a maximum of 10 days in total.
2) For those working reduced contractual hours, the maximum number of days that can be transferred is scaled as a function of weekly contractual hours as at 30 September, expressed in units of eight hours.
Other (French)
Dans le cadre de la simplification des procédures, les Divisions HR et AS unissent leurs forces pour mettre en oeuvre un transfert1) automatique du congé annuel et du congé de compensation vers le compte de congé épargné.
Le programme facultatif de congé épargné (SLS) prévoit la possibilité, à la fin de l'année de congé (le 30 septembre), de transférer des congés annuels et des congés de compensation (hors congé épargné obtenu dans le cadre de la Circulaire administrative n° 22 B) pour un maximum de 10 jours2) au total sur le compte de congé épargné.
Jusqu'à présent, un formulaire était adressé individuellement à chaque personne ayant souscrit au système afin qu'une demande de transfert manuel de congés puisse ensuite être effectuée par la Division HR. Afin de faciliter cette procédure, ce transfert se fera désormais automatiquement au moment de la clôture de l'année de congé pour toutes les personnes participant au SLS à cette date. Cette simplification est dans l'intérêt de toutes les parties.
Aucune démarche administrative ne sera désormais requise par le titulaire. De plus, ce transfert supprime le risque d'oubli de demande de transfert et évite les erreurs de montant dans les demandes. Il sera en outre clairement visible dans la liste des transactions des comptes de congés accessible depuis EDH, et cela dès octobre 2001. Ce transfert automatique optimise également les chances de bénéficier d'une bonification de congé épargné pour autant que les intéressés continuent de participer au système jusqu'au 31 décembre de l'année en cours.
Il reste entendu que les membres du personnel conservent la possibilité de choisir entre leurs différents types de congés lors de leurs absences.
Pour éviter toute erreur de solde de congé et conformément à l'article R II 4.02 stipulant que le congé annuel ne peut être pris sans autorisation écrite préalable, les membres du personnel et les superviseurs veilleront à ce que toutes les absences pour l'année de congé 2000-2001 soient enregistrées et autorisées au plus tard le vendredi 28 septembre 2001 à 17h30.
1) La formule de transfert suivante est utilisée : crédit de congé annuel et de congé de compensation (hors congés obtenus dans le cadre de la Circulaire administrative n° 22B intitulée « Durée et compenation spéciale du travail par roulement », perçu et non utilisé au 30 septembre, pour un maximum de 10 jours au total.
2) Pour les personnes travaillant en horaire contractuel réduit, le nombre maximum de jours de congés susceptibles d'être transférés est calculé au prorata de l'horaire contractuel hebdomadaire au 30 septembre, puis exprimé en jours de 8 heures.
Additional details
Identifiers
- CDS
- 45213
- CDS Report Number
- BUL-ON-2001-025
- Aleph number
- 000006695MMD
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- Is referenced by
- Other: ADMBUL_0021168 (Other)