Ombuds' corner: Consider mediation - some rules
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Description
Mediation is a structured process in which an external party, called a mediator, helps participants generate and evaluate options that would allow them to reach a mutual agreement. It is an informal and confidential process.
The mediator does not have the power to impose an agreement on the parties, who should find it by themselves. However, the mediator controls the process. He arranges the meetings in agreement with the parties, and coordinates the details (concerning the speaking times, for example) and ensures that the parties respect of the rules which have been agreed on. He also favours advancing of the process towards a solution.
The mediation process is centred on the search for a solution and a mutual agreement. In such a process, the mediator takes a neutral and impartial position, and does not advocate for a single party. He favours good communication between the parties, and will ensure that mutual respect is maintained and that the correct language is used during the discussions. The mediator can also, on occasion, reformulate sentences made by the parties so everyone can easily listen to them. He helps the parties to find win-win solutions to their worries. Such solutions are the most favourable ones for long-term agreements and respect from all participants. Finding these solutions is the responsibility of the parties themselves, with the help of the mediator.
Some rules of conduct should be agreed beforehand and, most importantly, participation must be made in good faith. The first thing that the mediator has to observe is whether or not this good faith exists; else there is no point in beginning mediation.
The rules are quite obvious: confidentiality of the debates, no interruption when someone talks, mutual respect, correct language (including body language), and proof of a positive attitude in the search for a common solution. It is also essential that the participants have the power of deciding. Effective mediation cannot make sense if the participants are under the impression that decisions concerning them are taken outside the meetings by other people.
The subjects for discussion are brought in by the parties, who agree to stay open to every debate. When the list of the problems is considered complete, as well as their priority, the discussion can start along a process coordinated by the mediator. It is a good practice that the mediator first discusses with each party separately. Such discussion often lets the participants relieve any pressure.
At the end of the mediation, if an agreement is found, the parties can decide whether or not they would like it to be written, and to whom such a summary should be sent to.
The Ombuds offers mediation to anyone who would like to resolve his/her issue with someone through a confidential and informal process. Generally it is helpful, and certainly in the interest of the parties, and of CERN.
Conclusion:
Mediation, or facilitated discussion, could be more widely considered at CERN to resolve conflicts in an informal way. The Ombuds is here to help. Consider discussing such possibility with him in cases of dispute, misunderstanding or lack of communication.
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Other (French)
La médiation est un processus structuré par lequel une partie externe aux participants, appelée un médiateur, les aide à générer et à évaluer des options leur permettant d’atteindre un accord mutuel. C’est un processus informel et confidentiel.
Le médiateur n’a pas le pouvoir d’imposer un quelconque accord aux parties, qui le trouvent par elles-mêmes. Cependant, le médiateur contrôle le processus. C’est lui qui fixe les réunions en accord avec les parties et les coordonne en ce qui concerne les temps de parole, par exemple. Il veille au respect des règles acceptées par les participants. Il favorise également l’avancement du processus vers une solution.
Le processus est orienté vers la recherche d’une solution et est focalisé sur un accord mutuel. Dans ce processus, le médiateur prend une position neutre et impartiale. Il n’est l’avocat d’aucune partie, son rôle étant de favoriser une bonne communication entre les personnes ; et de veiller à un respect mutuel lors des réunions et à l’utilisation d’un langage correct. Le médiateur peut, à l’occasion, reformuler des phrases prononcées par les parties de façon à ce qu’elles puissent être plus facilement entendues par tous. Il aide les parties à trouver, dans la mesure du possible, des solutions gagnantes-gagnantes aux difficultés qui les préoccupent. De telles solutions sont les plus favorables à des accords de longue durée et respectent tous les participants. Il appartient aux parties elles-mêmes de trouver les solutions à leurs problèmes, avec l’aide du médiateur.
Certaines règles de conduite doivent être convenues à l’avance et il est très important que la participation au processus soit engagée de bonne foi. Le premier élément que le médiateur doit percevoir est si les parties sont ou non de bonne foi, car il n’y a aucun intérêt à s’embarquer dans une médiation si ce n’est pas le cas.
Les règles sont tout à fait évidentes : confidentialité des débats, aucune interruption lorsque quelqu’un parle, respect de chacun, langage correct (y compris le langage corporel), faire preuve d’un esprit positif dans la recherche d’une solution commune. Il est également essentiel que les participants disposent d’un pouvoir de décision. En effet, une médiation n’a aucun sens si les participants ont l’impression que les décisions les concernant sont de toutes façons prises à l’extérieur des meetings et par d’autres personnes.
Les sujets de discussion sont amenés par les parties, qui sont d’accord de rester ouvertes à tout débat. Lorsque la liste des problèmes et des priorités est considérée complète par les participants, la discussion peut s’instaurer selon un processus coordonné par le médiateur. Il est de bonne pratique que le médiateur rencontre d’abord chaque partie séparément, pour les écouter et les comprendre. Une telle discussion permet souvent de relâcher la pression sur les participants.
À la fin de la médiation, si un accord est trouvé par les parties, celles-ci peuvent décider si elles désirent un accord écrit ou non, et à qui un tel résumé des décisions prises devrait être envoyé.
L’Ombuds offre la possibilité de médiation à quiconque désirerait résoudre son cas avec quelqu’un par un processus confidentiel et informel. Généralement, un tel processus est utile, certainement dans l’intérêt des parties, et du CERN.
Conclusion :
La médiation, ou la discussion facilitée, pourraient être plus largement considérées au CERN pour résoudre des conflits de façon informelle. L’Ombuds est à votre disposition pour vous aider. Pourquoi ne pas discuter avec lui de cette possibilité dans des cas de disputes, de malentendus ou de rupture de la communication.
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Additional details
Identifiers
- CDS
- 1505344
- CDS Report Number
- BUL-NA-2013-012
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