Behind the scenes of GS: cross-platform

Description

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C’était en 1989 : l’aube de l’informatique administrative. Dans un laboratoire où s’entassaient les documents administratifs sur papier, Carlo Rubbia, alors directeur général du CERN, a su saisir l’occasion d’une restructuration complète des procédures administratives. C’est ainsi qu’il a lancé le projet AIS (Systèmes d’information évolués) pour analyser l’administration du CERN, ce qui a amené au projet EDH (Gestion électronique des documents). En 1992, EDH était sur pied ; c’était le début d’une nouvelle ère pour le CERN.

Même si vous croyez que vous ne savez pas ce qu’est le système EDH,  vous le connaissez en fait très bien. Ce système fait partie intégrante de la vie au CERN ; on passe par lui dès qu’on veut acheter du matériel ou demander un congé. EDH vous accompagne tout au long de votre carrière : depuis votre première candidature jusqu'à votre départ en retraite.

Une seule plate-forme, soixante-cinq fonctions
Ce qui rend EDH exceptionnel, c'est sa nature solitaire : une seule et même plate-forme accomplit des dizaines de fonctions diverses et variées. « Dans la plupart des entreprises, l'administration est organisée en applications "verticales", explique Derek Mathieson, chef du groupe GS-AIS. On a alors des systèmes distincts pour les congés, pour les achats, pour les contrats, et ces systèmes ne sont pas reliés entre eux. » Le système EDH, au contraire, rassemble toutes les procédures administratives du CERN sur une seule plate-forme. En rassemblant de la sorte ces différents types de données, on aboutit à un système qui fonctionne de façon beaucoup plus efficace.

« Nous avons eu l'avantage de démarrer très tôt, en construisant des strates horizontales et en complétant le système au fur et à mesure », souligne Derek Mathieson. Au début, EDH était un système d’achat, qui ensuite a intégré des documents plus complexes. Une fois intégré le système des congés, l’équipe EDH s’est rendue compte qu’il était possible de tirer parti des différents types d’informations rassemblées afin de faire d’EDH une plate-forme globale.

Quelle que soit la tâche que vous devez accomplir, EDH est là pour veiller à ce que toutes les procédures soient correctes. « EDH connaît toutes les règles administratives, explique Rostislav Titov, chef de la section GS-AIS-EB et chef du projet EDH. Quand vous présentez une demande, le système vérifie que vous fournissez les informations nécessaires, que vous recevez les approbations appropriées et il est même capable d'élaborer des documents administratifs complexes tels que les lettres destinées aux candidats à un poste précisant les conditions de remboursement du voyage et du séjour. »

Les temps changent
Comme n’importe quel système informatique, EDH évolue constamment. Mais il n’y a pas que les systèmes qui évoluent. La nouvelle génération désormais présente au CERN a des attentes plus importantes. « La génération née après 1980 constitue à présent le groupe d’âge le plus important au CERN, explique Derek Mathieson. C'est une génération qui considère des systèmes tels qu’EDH comme allant de soi.  Pour eux, il serait impensable de ne pas disposer de ce genre d'outil. Et si notre public évolue, nous devons évoluer au même rythme. »

Le groupe GS-AIS travaille actuellement à améliorer l’accessibilité de ses systèmes sur les tablettes et autres dispositifs mobiles. Bientôt, les personnes souhaitant postuler à un emploi au CERN pourront le faire depuis un arrêt de bus, et les chefs approuveront les congés tout en assistant à une réunion. « C’est le futur de l’accessibilité, conclut Rostislav Titov. On peut déjà aujourd’hui utiliser EDH sur ces supports, mais nous travaillons à rendre cette utilisation encore plus conviviale. »